اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور چه کاربردی دارد؟

اغلب اوغات بیشتر افراد به دلیل نداشتن برنامه ریزی صحیح و الویت بندی مناسب در کارهایشان، باعث عدم پیشرفت آن ها در شغلشان می شود و این عدم موفقیت را به خاطر نداشتن شانس و اقبال در کارشان می دانند و تفکرشان این است که اگر کمی شانس با آن ها یار بود آن ها هم همانند سایر افراد می توانستند در کارهایشان پیشرفت کنند. شاید داشتن شانس درصد خیلی کمی از دلایل موفقیت باشد ولی علت اصلی موفقیت داشتن یک برنامه ریزی مناسب در کارها می باشد.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

تا حالا شده در انتخاب اینکه کدام کار را در الویت قرار دهید دچار دوگانگی شوید؟

اگر همچنان برای الویت بندی کارهایتان مشکل دارید ما به شما استفاده از ماتریس آیزنهاور را پیشنهاد می دهیم. شما می توانید به کمک این ماتریس کارهای خود را الویت بندی کنید و با شناخت بهتر به امور کاری خود رسیدگی کنید. شما با ماتریس آیزنهاور به راحتی پی می برید که کدام کار را ادامه دهید و کدام یک را واگذار کنید. برای شناخت بهتر با ماتریس آیزنهاور ما را تا ادامه مطلب همراهی کنید.

علت نامگذاری ماتریس به آیزنهاور چیست؟

دیوید آیزنهاور رییس جمهور دوره 53 تا 61 آمریکا، ژنرال ارتش آمریکا بوده است. او همچنین به عنوان فرمانده در ارتش فعالیت کرده است. دیوید غیر از مقام و منصب های بی شماری که در دولت آمریکا دارا بوده است، توانایی برنامه ریزی استراتژی های خاصی برای جنگ علیه دولت اروپا را داشت. از آن جا که دیوید وظایف مهمی بر گردن داشت، روی مسایل مختلفی تمرکز می کرد و مدام به دنبال پیشرفت بهتر در کارها بود. این فعالیت بی وقفه‌ی دیوید باعث شد که او ماتریس آیزنهاور را پایه گذاری کند. خوشبختانه امروز این راه کار به عنوان یکی از موفقیت آمیز ترین راهکارها برای الویت بندی در کارها شده است.

روش استفاده از ماتریس آیزنهاور

برای استفاده کردن از این ماتریس ابتدا کارهای خود را بر اساس الویت بندی تقسیم بندی کنید. بی ارزش ترین تصمیمتان را حذف کنید. اکنون شما با سه تصمیم دیگر روبه رو هستید.

1. وظیفه فوری و بسیار مهم

در بین تصمیماتتان آن کاری که از دیدتان بسیار مهم است را در این گروه قرار داده و تمام تلاش خود را کرده که آن کار را در اولین فرصت و چه بسا همان روز انجام دهید. این گروه از وظایف در دسته بندی (انجام) جای داده می شوند که در بخش بعدی به توضیح کامل تری از آن می پردازیم.

2. وظایف غیرفوری و مهم

در بین تمامی کارهای شما وظایفی وجود دارند که از اهمیت بالایی برخوردار می باشند اما برای انجام آن ها نیاز به زمان فوری نداشته و در روزهای آینده قادر به انجام آن ها هستید.

3. وظایف فوری و غیر مهم

این وظایف از دسته وظایفی هستند که شما به راحتی می توانید به افراد دیگر واگذار کنید و حتی در صورتی که زمان کافی برای انجام آن را داشتید می توانید بلافاصله بعد از انجام دادن کارهای مهمتان آن راانجام دهید.

4. وظایف غیر فوری و غیرضروری

کارهایی که در این بخش قرار داده می شود دقیقا همان کارهایی هستند که در لیست حذفی باید قرار گیرند. از آن جا که این کارها از لحاظ اهمیت د ر پایین ترین رتبه قرار می گیرند شما می توانید کلا آن ها را از لیست کارهای خود حذف کنید.

آیزونهار و دسته بندی های آن

1. دسته بندی انجام

همانطور که در قسمت بالایی هم به آن اشاره شد مهم ترین وظایف کاری شما، چه از لحاظ موقعیتی و چه زمانی در این دسته بندی جای داده می شوند. همان طور که از اسم دسته بندی مشخص است وظایفی که در این گروه قرار داده می شوند باید در اولین فرصت انجام شوند. برای فهم بهتر مطلب بهتر است اینگونه بیان کنیم، حتما برای شما هم اتفاق افتاده است که وجود برخی از کارها در لیست برنامه ریزیتان به شما احساس سنگینی می دهد و تا زمانی که آن کار را انجام ندهید احساس راحتی نمی کنید و مدام در طول روز ذهن شما درگیر آن کار است تا جایی که انجام دادن سایر کارها را هم برای شما غیر ممکن می کند یا در صورت انجام دادن کارها با کیفیت پایین می باشد. ولی در مقابل وقتی این کارها را در اولین فرصت به انجام می رسانید احساس سبکی کرده و تا جایی که باعث افزایش اعتماد به نفس شما هم می شود.

2. دسته بندی تصمیم گیری

برخی از کارها هستند که شاید از اهمیت بالایی برای شخص برخوردار باشند، اما زمان کافی برای انجام آن را دارند. در این میان شخص باید با تصمیم گیری درست، این کارها را از کارهای مهم و ضروری جدا کرده و در فرصتی مناسب به انجام برساند. این را هم بگوییم مهم نبودن زمان در این کارها نباید به گونه ای باشد که شخص انجام دادن کارها را به مدت زمان طولانی واگذار کند، بلکه از آن جا که کارهای این گروه از دسته کارهای مهم است باید با یک زمان بندی مشخص آن ها را به انجام برساند.

3. دسته بندی تفویض

از آنجایی که کارهای این دسته از اهمیت پایینی برخوردار می باشند، شما برای اینکه تعاملی با سایر افراد شرکت خود و یا محیط کاریتان برقرار کنید، می توانید کارهای این دسته را به سایر افراد واگذار کنید و این واگذاری به گونه ای نباشد که نظارتی بر روی آن کارها نداشته باشید، بلکه دورادور از طریق شبکه های اجتماعی، ایمیل و یا تماس تلفنی از روند کار با خبر شوید و خودتان بیشتر حواستان را به دو دسته اول بدهید.

4. دسته بندی حذف

بسیاری از افراد در اوغات فراغت خود به جای استفاده بهینه از زمان خود و جلوبردن کارهای خود وقت خود را به راحتی هدر می دهند. از جمله کارهای بی اهمیت و غیر ضروری مرور برنامه های ایناستگرام می باشد. شما باید این گروه از کارهای خود را کاملا حذف کرده و از زمان خود بهترین استفاده را ببرید.

چگونه از آیزنهاور استفاده کنم؟

1. در ابتدا برای اینکه کارهای روزانه‎‌ی خود را فراموش نکنید بر روی یک کاغذ لیست کارهای روزانه‌ی خود را بنویسید و بر اساس مهم بودن، کارهایتان را الویت بندی کنید.

2. بعد از الویت بندی کارهایتان، از مهم تا بی اهمیت برای کارهای خود یک حد و مرزی را قرار دهید. مثلا مشخص کنید که در هر دسته بندی چه تعداد کار قرا گیرد که معمولا در هر دسته بندی هشت فعالیت را قرار می دهند.

3. برای شروع کارهایتان از تکنیک پومودورو استفاده کنید. این تکنیک این امکان را به شما می دهد که تمام حواس خود را روی یک کار متمرکز کنید.

4. قبل از شروع کارهایتان حتما برنامه ریزی داشته باشید.

5. تمام حواس خود را به کارهایتان بدهید و اگر از دسته افرادی هستید که حواستان پرت می شود حتما از هدفون استفاده کنید.

6. برای اینکه بتوانید به راحتی از دسته حذف استفاده کنید برای مدتی خود را محدود کنید. به طور مثال اگر مشتری پایه ثابت ایناستگرام هستید تا مدتی اینترنت نگیرید و یا حتی در صورت لزوم این شبکه اجتماعی را تا مدتی حذف کنید.

7. اگر برخی از کارهای خود را به دیگران واگذار کرده اید حتما مدام آن شخص را زیر نظر داشته باشید و او را به حال خود رها نکنید.

8. و در پایان برای پیشرفت بهتر خود در کارها تا آن جا که در توانتان است آن ها را به تعویق نیندازید.