هوش تجاری «Business Intelligence» به دانشی می گویند، که از عمل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک سازمان، شرکت یا مجموعه به دست می آید. هوش تجاری یا هوش کسب و کار که به صورت خلاصه BI هم شناخته می شود، با استفاده از داده ها و اطلاعات شرکت، در مورد عملکرد بخش های مختلف یک شرکت، خرید و فروش ها، کاربران یا مشتری ها و دیگر عوامل تاثیر گذار بر روند کار شرکت، اطلاعات کاربردی، با ارزش و قابل فهمی ارائه می دهد، که در تصمیم گیری های بزرگ و استراتژیک به قسمت مدیریت کمک می کند. همچنین برای بهینه شدن شرایط موجود و بازگشت سریع سرمایه، اجرای هوش تجاری توصیه می شود. می توان گفت که هوش تجاری به سازمان ها برای تجزیه و تحلیل داده های قدیمی و فعلی سازمان کمک میکند. ابزار های هوش تجاری با پردازش تمامی داده های بزرگ در منابع متعدد و ارائه نتایج در قالب های بصری بوده که به راحتی بتوان آن ها را درک نمود. حال در ادامه این مقاله از پزشک کسب و کار به ارائه دلایل استفاده از هوش تجاری، معایب و مزایای آن خواهیم پرداخت. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

چرا شرکت ها از استفاده از ابزارهای هوش تجاری سود می برند؟

از آنجایی که ابزارهای هوش تجاری به تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارزیابی عملکرد را سرعت می‌بخشند، برای کمک به شرکت‌ها در کاهش ناکارآمدی‌ها، شناسایی مشکلات احتمالی، یافتن جریان‌های درآمدی جدید و شناسایی حوزه‌های رشد آینده ارزشمند هستند.

برخی از مزایای خاصی که هر کسب و کار هنگام استفاده از هوش تجاری تجربه می کنند عبارتند از:

• افزایش کارایی فرآیندهای عملیاتی.
• بینش رفتار مشتری و الگوهای خرید.
• ردیابی دقیق فروش، بازاریابی و عملکرد مالی.
• معیارها را بر اساس داده های تاریخی و فعلی پاک کنید.
• هشدارهای فوری در مورد ناهنجاری های داده ها و مشکلات مشتری.
• تجزیه و تحلیل هایی که می توانند در زمان واقعی در بین بخش ها به اشتراک گذاشته شوند.

در گذشته، ابزارهای هوش تجاری عمدتاً توسط تحلیلگران داده و کاربران فناوری اطلاعات استفاده می شد. اکنون، پلتفرم‌های سلف‌سرویس BI، هوش تجاری را در دسترس همه از مدیران اجرایی گرفته تا تیم‌های عملیاتی قرار می‌دهند.

بهتر است مطالعه نمایید: 10 چالش برای راه اندازی کسب و کار و کارآفرینی _ پزشک کسب و کار

چه کسب و کارهایی باید از هوش تجاری استفاده کنند؟

هر کسب و کاری که اطلاعات و داده هایی داشته باشد که قابل مقایسه و اندازه گیری است و از سیستم هوش تجاری می تواند استفاده کند. مانند: شرکت های مختلف تجاری، رستوران ها، فست فود ها، شرکت ها خدماتی، شرکت های مسافرتی، شرکت های آی تی و ... از این رو در استفاده از هوش تجاری هیچ محدودیتی برای افراد مجموعه و مدیران وجود ندارد و اگر کسب و کاری بخواهد اطلاعات دقیقی از سرمایه و سود خود کسب نماید میتواند از هوش تجاری استفاده نماید.

مدیران کسب و کار ها از این سیستم ها می توانند استفاده کنند و با کمک داده های نهایی زیر مجموعه های خود را به روز رسانی کنند. شرکت های بزرگ نیز می توانند این اطلاعات را با مجموعه های زیرین خود اشتراک گذاری نمایند. کارمندان مجموعه نیز به صورت فردی یا تیمی می توانند با کمک هوش تجاری رفتارشان را اصلاح کنند تا موجب بهبود و عملکرد مجموعه گردند.

چگونه هوش تجاری را در کسب و کارمان پیاده کنیم؟

1- ابتدا تیم مدیریتی مشخص می کند که گزارش ها به چه صورت و چگونه در اختیارشان باید قرار بگیرد. به طور مثال در قالب متن باشد یا نمودار و جدول؟ با گزارشات باید شامل چه مواردی شوند و چه مواردی در آن ذکر نشود، باید نوع داده ها مشخص شوند و سیستم هوش تجاری آن ها را جمع آوری نماید.

2- پس از مشخص نمودن انتظارات مجموعه، تیم اجرایی هوش تجاری باید شروع به طراحی داشبورد هایی کنند که نوع و قالبشان از قبل مشخص شده است. همچنین باید مدیر مجموعه به گزارش ها دسترسی داشته باشد.

3- در این مرحله به چگونگی گردآوری اطلاعات پرداخته می شود. از این رو که هوش تجاری قرار است آینده شرکت را پیش بینی کنند و ضعف ها و مشکلات را بررسی نماید و دلایل سود و زیان را کشف کند، باید تمامی اطلاعات به درستی در اختیار اعضا و مدیران قرار گیرد. برای این عمل به یک انبار داده احتیاج خواهید داشت که باید در شرکت راه اندازی کنید و داده های تمامی قسمت ها در یک مکان مشترک و امن ذخیره شوند. در این انبار داده، اطلاعات قبلی و فعلی شرکت به صورت خام ذخیره می شود تا در فرصت مناسب در اختیار گروه اجرایی هوش تجاری قرار گیرد.

4- پس از استخراج و ذخیره سازی داده ها نوبت به آزمایش طرح ها می رسد. متخصصین هوش تجاری در تلاش می باشند تا دقیق ترین فرمول ها و برنامه ها را برای تحلیل اطلاعات به کار ببرند تا به نتیجه مطلوب خود برسند. همچنین مراحل آزمون و خطای اطلاعات ممکن است چندین بار تکرار شوند.

5- اخرین مرحله نیز، نتایج تحلیل ها و آنالیز ها به همان صورتی که در مراحل ابتدایی معین شده، به نمایش در می آیند. این چرخه به طور دائم ادامه پیدا می کند و اطلاعات به روز رسانی شده را به داده های دیگر اضافه می کند. ودر نهایت به صورت آنلاین میتواند نتایج گزارش های هوش تجاری را مشاهده نمود

6  زمینه ای که با کمک هوش تجاری آن ها را می توانید بهبود بخشید.

• تجربه ی مشتری

به تمام اطلاعات مشتریان خود در یک مکان دسترسی خواهید داشت، بنابراین می توانید منابع را به مناطق کلیدی هدایت کنید که تأثیر مثبتی بر تعامل و پشتیبانی مشتری خواهد داشت.

• فروش و بازاریابی

به عملکرد فروش و بازاریابی، رفتار مصرف‌کننده و روند خرید توجه داشته باشید که تضمین می‌کند ابتکارات بازاریابی آتی مؤثر بوده و باعث افزایش درآمد می‌شود.

• عملیات

بهبود عملیات با استفاده از خودکارسازی وظایف معمول تجزیه و تحلیل، پالایش فرآیندها، کاهش ناکارآمدی ها و افزایش بهره وری.

• دارایی و سرمایه گذاری

از داشبوردهای سفارشی برای به دست آوردن دیدی جامع از سلامت مالی شرکت، مطالعه داده های تاریخی، محاسبه ریسک و پیش بینی روندها استفاده کنید.

• کنترل موجودی

تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی را به‌طور خودکار برای بهبود مدیریت موجودی، تسریع تکمیل و کمک به پیش‌بینی روند خرید انجام دهید.

• امنیت و رعایت

متمرکز کردن داده ها برای بهبود دقت و شفافیت، کشف خطاها، مسائل امنیتی و کاهش خطرات انطباق. هنگام ارزیابی ابزارهای هوش تجاری، به دنبال محصولی باشید که ایمن، سازگار، در سطح جهانی در دسترس و قابل اعتماد باشد. همچنین باید دارای ویژگی‌هایی باشد که بینش‌های هوش تجاری را برای کل سازمان شما در دسترس قرار دهد. مانند تجسم داده‌ها، داشبوردهای مشترک، هوش مصنوعی و یادگیری ماشین.

معماری هوش تجاری چگونه است؟

هوش تجاری از لحاظ ساختاری، اجرا و معماری دارای 5 لایه‌‌ی اصلی می باشد که حال قرار است به بررسی آن ها بپردازیم:

منابع اطلاعاتی (Data source)

در این مرحله برای اجرای هوش تجاری در سازمان، داده های با ارزش را در قالب های مخصوص شناسایی و سازماندهی می کنیم. این داده می توانند شامل: انواع منابع اطلاعاتی مانند دیتابس ها و ... باشند.

استخراج (Extract)، تبدیل و بارگذاری (ETL)

حال نوبت استخراج اطلاعات مناسب از منابع مد نظر می رسد. پس از استخراج به داده های قابل استفاده برای سیستم تبدیل می شوند. در این مرحله داده های نا معتبر از چرخه حذف می شوند و در بخش انباری داده گردآوری و بارگذاری می شوند.

انبارهای داده (Data Warehouse)

در واقع علت انجام این عمل جمع آوری داده های مورد نیاز و ایجاد مجموعه ای منظم از این اطلاعات می باشد. طراحی این مجموعه از مهم ترین مرحله های اجرای هوش تجاری می باشد. انبار داده بسیار پیچیده می باشد از همین رو باید طوری طراحی شود که انواع اطلاعات مختلفی در آن ذخیره شود.

مدل‌سازی داده‌ها (Data Modeling)

حقایق مرتبط با کسب و کار مانند: فروش، فروشنده مشتری، زمان فروش و پرداخت معین می شود و در قالب گزارش های تحلیل و بررسی شده و ارتباط میانشان مشخص می شود. پس از انجام این فرایند به اطلاعات محاسباتی دسترسی می یابید که می توانید از آن ها مقیاس های اندازه گیری اطلاعات استفاده نمایید.

ارائه‌ی اطلاعات (Presentation)

در این مرحله از فرآیند هوش تجاری اطلاعات جمع آوری شده را در قالب داشبورد‌های مدیریتی به صورت گزارشات تصویری و متنی، نمودار های گرافیکی و ... به کارابران و مدیران کسب وکار ارائه داده می شود. این گزارشات ممکن است متشکل از اطلاعاتی مانند: نقاط ضعف و قوت سازمان، عوامل موفقیت یا شکست پروژه، تاثیر هزینه در فروش و ... باشند.

مقایسه هوش تجاری با تجزیه و تحلیل کسب و کار

اصطلاح هوش تجاری معمولاً در ارتباط با تجزیه و تحلیل کسب و کار استفاده می شود و در حالی که همپوشانی قابل توجهی بین این دو حوزه وجود دارد، هوش تجاری به طور محدود بر آنچه در کسب و کار شما اتفاق می افتد و دلیل آن تمرکز می کند، در حالی که تجزیه و تحلیل کسب و کار به طور گسترده تری شامل راه حل هایی می باشد که به شما کمک می کند مشکلات کسب و کار را بررسی و حل نمایید تا موجب رشد شما شود. تجزیه و تحلیل کسب و کار و هوش تجاری هر دو شامل شیوه های تجزیه و تحلیل تجویزی و پیش بینی کننده است که به تصمیم گیرندگان در مورد نتایج بالقوه آینده مشاوره می دهد. هم راه حل های BI و هم راه حل های تجزیه و تحلیل کسب و کار، سهامداران را قادر می سازد تا تصمیمات بهتری بگیرند و این دو فرآیند مکمل یکدیگر در نظر گرفته می شوند.

ابزار و نرم افزار های هوش تجاری

ابزارها و نرم افزارهای BI در انواع مختلفی وجود دارند. بیایید نگاهی گذرا به انواع رایج راه حل های هوش تجاری بیندازیم:

صفحات گسترده: صفحات گسترده مانند Microsoft Excel و Google Docs برخی از پرکاربردترین ابزارهای BI هستند.

نرم افزار گزارش گیری: نرم افزار گزارش دهی برای گزارش، سازماندهی، فیلتر کردن و نمایش داده ها استفاده می شود.

نرم‌افزار تجسم داده‌ها: نرم‌افزار تجسم داده‌ها مجموعه داده‌ها را به نمایش‌های گرافیکی خوانا و جذاب تبدیل می‌کند تا به سرعت بینش‌هایی به دست آورد.

ابزارهای داده کاوی: ابزارهای داده کاوی مقادیر زیادی داده را برای الگوها با استفاده از چیزهایی مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و آمار استخراج می کنند.

پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP): ابزارهای OLAP به کاربران این امکان را می دهند که مجموعه داده ها را از زوایای مختلف بر اساس دیدگاه های مختلف تجاری تجزیه و تحلیل کنند.

چهار نوع کاربر هوش تجاری

در زیر چهار نقش کلیدی که از سیستم هوش تجاری استفاده می‌شوند آورده شده است:

1. تحلیلگر حرفه ای داده:

تحلیلگر داده ها آماردانی است که همیشه باید به عمق داده ها بپردازد. سیستم BI به آنها کمک می کند تا بینش تازه ای برای توسعه استراتژی های تجاری منحصر به فرد به دست آورند.

2. کاربران فناوری اطلاعات:

کاربر فناوری اطلاعات نقش اساسی و مهمی را در حفظ زیرساخت BI ایفا می کند.

3. رئیس شرکت:

CEO یا CXO می توانند سود کسب و کار خود را با بهبود کارایی عملیاتی در تجارت خود افزایش دهند.

4. کاربران تجاری

کاربران هوش تجاری را می توان از سراسر سازمان پیدا کرد. که به طور کلی دو نوع کاربر معمولی و قدرتمند تجاری وجود دارد.

مزایای سیستم BI

در اینجا برخی از مزایای استفاده از سیستم هوش تجاری آورده شده است:

• افزایش میزان رضایت مشتریان
• کمک به تصمیم‌گیری سریع‌تر مدیران
• پاسخگویی به نیاز ها
• کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
• امکان تجزیه و تحلیل آسان را فراهم می کند.
• فرآیندهای تجاری را ساده می کند.
• تهیه‌ی سریع و آسان گزارش‌های کاربردی
• تعیین گرایشات تجاری سازمان‌ها
• پیش‌بینی وضعیت آینده‌ی بازار
• تشخیص به‌موقع نقاط ضعف و قوت
• افزایش بهره‌وری و سودآوری سازمان
• تنظیم صحیح قیمت‌ها و افزایش فروش

معایب سیستم BI

• هزینه بالا به خصوص برای کسب و کار های کوچکتر
• پیچیدگی BI در پیاده سازی انبار داده (Data warehouse)
• استفاده محدود
• اجرای زمان بر
• ارائه اطلاعات نادرست
• خطا و اشتباه در نصب و پیاده سازی
• دنبال نکردن اهداف
• عدم وجود برنامه دقیق و حساب شده
• کم بودن دانش کارمندان در زمینه استفاده از هوش تجاری

سخن آخر

سیستم‌های هوش تجاری جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌ها به همراه مدیریت دانش را با تجزیه و تحلیل داده‌ها ترکیب می‌کنند تا داده‌های پیچیده را به اطلاعات معنادار و کاربردی تبدیل کنند، که می‌تواند برای حمایت از بینش‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی مؤثرتر استفاده شود. محیط‌های هوش تجاری شامل انواع فناوری‌ها، برنامه‌ها، فرآیندها، استراتژی‌ها، محصولات و معماری‌های فنی هستند که برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل، ارائه و انتشار اطلاعات داخلی و خارجی کسب‌وکار استفاده می‌شوند. هوش تجاری پیچیدگی ها و ابعاد مختلفی دارد که برای به کار بردن آن باید مهارت کافی داشته باشید. در این مقاله از پرشک کسب و کار تلاش کردیم تا شما را با مفهموم هوش تجاری و عمکردش آشنا سازیم. امیدواریم تا مطالب مفیدی را برایتان ارائه داده باشیم.